社労士営業 できるメール、できないメールの違い
メールはその人が出ます。
私は、仕事柄、たくさんのメールをやりとりさせていただいて
いますので、いつも来るメールの「印象の違い」を分析して
います。
今日は、「できる人と思われるメール」とそうでない
メールの違いについてお話しましょう。
社労士営業 できるメール、できないメールの違い
まず、メールの基本ですが次の基本はおさえておいた方が良いです。
１、宛先：アドレスは正確に入力する。手入力の際は、
必ず見直しをする。
一斉送信を使うときは、他の人のメルアドが送信先の人にわかって
しまうので、必ずＢＣＣを使う。
２、件名：本文の内容がわかるような件名をつける。
例：先日のご依頼の見積もりの件
例：３６協定に関するご質問の件
なお、初めてメールする場合、件名に名前を
入れると良い。
例：３６協定に関するご質問の件（穂浪事務所より）
人によっては、受信メールが多かったり忙しくて
見る時間が限られていたりするので、こちらが配慮して
あげるとよりグッドです。
例：扶養に関する書類準備のお願いの件 （至急）
３、本文
・冒頭に○○様 と書く。（漢字を間違わないよう！）
・まず挨拶をして名乗ります。
時候の挨拶などは不要で、
「いつもお世話になっております。○○事務所の穂浪です」
という感じでいいでしょう。
・必要な事項を簡潔に書き、相手が読みやすい文章を心がけて
ください。できたら、結論から書くのがベター。
例：さて、本日は、扶養手続きの添付書類のご準備の
お願いがありまして、メールを送らせていただきました。
・１行の文字数は、最大文字数は最大３０文字くらいで
適宜改行を入れるのがいいでしょう。
（このページの文章がそうなっています。）
・メールが長くなる場合、５行をマックスとして、
１行空けると読みやすいです。
（このページの文章がそうなっています。）
・５Ｗ３Ｈで、できるだけ相手が疑問を持たないよう
具体的にわかりやすく書きましょう。
特に、メールは電話と違って、わからないことが出て
きたときに即座に質問ができません。
「自分が言いたいこと」を言うのではなく、
「相手がわかるよう」言いましょう。
例：× ６月６日空いていますか？ご紹介したい人がいるのですが・・・。
○ 以前、穂浪様がご紹介してほしいとおっしゃっていた
出版会社の営業の方が、今度、東京から来られます。
よろしければ、６月６日の９時〜１２時の間なら松山
市内でご紹介のセッティングが可能です。
ご都合いかがでしょうか？
・資料などは本文と分け、添付ファイルにして送ります。
・最後に署名をつけます。
できたら、署名は他の人のを参考にしてキレイな
レイアウトのものがいいでしょう。
４、見直しはできるだけしてください。
誤字脱字や文章がわかりにくいところはないか
を見直します。
以上がメールのマナーです。
個人的には、たくさんの方のメールを見ていると、
・改行や一行空けるなどがなく読みにくい。
・具体的なことを省略しているので、
改めて質問をしないといけなくなる。
・名前の漢字が平気で間違っている。
・文章の内容がわかりにくい
（読む人がわかるかを考えて作られていない）
という方がたくさんいらっしゃいます。
メールだけで「できない人」と思われるのは
もったいないです。
以上を是非とも実践してみてください。
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