社労士開業日記 事務という仕事１ 260322
確定申告も終わり、ほっと一息つく間もなく、いろいろな作業に追われています。
今日は私がここ数年思っている「事務という仕事」についてお話したいなと思います。
今まで１０名以上職員を雇ったり、他社の事務の話をいろいろと伺ってきて、私の中で「事務」という仕事について考える機会が多かったのでここでシェアさせていただきたいなと思います。
テーマは３つあります。今日はその１番目をお話します。
その１ 事務は向き不向きがある
事務は、最初のうちは向き不向きが顕著に出る仕事です。
事務の仕事の基本原則は、「１早く、２正確に」ですが、この２つの要素をもっと詳しく言うと、
１、できるだけ効率的に業務を処理できるか
と、
２、ルールに沿って事務処理できるか
ということになろうかと思います。
シンプルにそぎ落とした形で言うと以上がポイントだと考えます。
例えば、１について、「同じ大きさの１０部の封筒の封をする」という作業があるとします。
１の効率を考えないと、一つ一つ封筒にのりをつけて封をすることになります。
一方、常日頃から「どうやったら早くできるか」が染みついている人は、まず１０部全部の“のりしろ”に折り目をつけ、１０部の封筒を階段のようにのりを塗る部分だけを出した形で重ねていき、一度に１０部にのりをつけ、封をしていきます。
恐らく時間にすると、半分の時間でできるでしょう。
２についての例をあげると、事務のプロは、まずどういうルールがあるかを知ろうとして、その後、そのルールに対して最適なやり方を取ろうとします。
一方、間違いが多い人は、ついつい「自分ルール」でやろうとしてしまいます。
で、この自分ルールが曲者で、事務に向いてない人は、“自分がやりやすいやり方”を優先してやろうとする傾向があります。
例えば、事務所の作業の手順が決まっていて手順書があるのに、手順書を１回見たら終わりで、あとは感覚でやってしまい、手順書の順番がまったく違っていたり、手順をすっ飛ばしたりして、ミスを起こすのです。
社労士で開業される方の中にはまったく事務とは畑違いのところから転職される方も多いかと思います。
もし事務仕事に不慣れな場合、これから以上の２点を意識していくとこれからの事務の効率と精度が上がってくることと思います。
「行政のルールはどうなっているか」とか、「この会社のルールはどうなっているか」という観点がある人と、「目の前の書類を埋めたらいいんだろ」という人では差がつくのは当然です。
今後職員を雇う予定の方は、以上を知っておくとよいでしょう。
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