社労士開業日記 しくみ発想その２ 250613
前回のしくみ発想の話が抽象的すぎてわからない人も
いらっしゃったと思うので、今回具体例でお話しましょう。
例えば、「お礼状を書きましょう」と言うとします。
通常、営業系の企業や商品やサービスを売っているお店などは
お礼状を書くというのを業務に組み込んでいる企業は多いことでしょう。
で、これを一人一人思い思いに書かせると・・・
人によってはスラスラ書けるけど、
人によっては、３０分くらい「うんうん」うなって、
ようやく書き上がるという人もいるでしょう。
すると、残業して書いたり、溜めてしまい、
結局出さなかったりするわけです。
これが「しくみがない状態」です。
これでは、誰がやっても同じ結果にならないし、
文章力やセンスによってしまい、会社全体の
お礼状のクオリティは高くならないわけです。
そこで「しくみ」を入れるとどうなるか？
あ、今回は良い悪いではなく、「しくみの有無による
効果の違い」を感じてみてください。
まず、ハガキに２４種類の季節を感じとれる柄を
印刷したものを準備します。
これなら季節が変わるごとに雰囲気を変えることが
でき、「毎回その都度工夫して書いてるんだ」と感じて
もらうことができそうです。
次に、「ハガキには７〜１０行まで」と書く量の範囲を決め、
文面のフォーマットを５種類くらい用意します。
そのフォーマットの文面には、１、２行だけ自分が感じた
ことやお客様とのエピソードを書くことにします。
宛名面は、手書きとし、見込み客と名刺交換を
したら必ず次の日までにお礼状を出すとルール化します。
そして、ハガキを５０枚購入し、あとは名刺交換の都度、
お礼状を次の日までに書くだけです。
以上のようにルール化して、準備をしておけば、
お礼状を書く時間について、ゼロから書く場合と
比べていかがでしょうか？
また、お礼状のクオリティも個人任せよりも
一定の水準を保てるような気がしませんか？
これがしくみ発想の効果なのです。
なお、
「お礼状って感謝を伝えるものなのに、
しくみ化するって何かイマイチですね」
というような、ここで私が「しくみ発想について
書いている目的」を無視したことは言わないで
ください。
もしそういうご意見があるとしたら、
「感謝が伝わるお礼状のしくみ化」を
あなたが考えたらいいのです。
もちろん、あなたが
「お礼状は時間がかかってもゼロから自分で書くべき」
と思うならそれでいいでしょう。
それなら「他の部分をしくみ化」すればいいのですから。
以上、しくみ発想について私が言いたいことが伝われば幸いです。
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