社労士実務　お客様向け書類作成のコツ

社労士も客商売ですので、顧客の役に立たないと意味がありません。
当然、お客様向けに、書類を作成しないといけない場面も
たくさんあります。

ここでは、そのコツをお話しましょう。

社労士の仕事は、お客様や従業員向けに説明文書や
手紙を書く機会が多いです。

当然、お客様にとって、「○○さんに頼んで良かった」と
思われるのは、こういう文書を極力わかりやすく書いてあげる
ことです。

気をつけるべき点は次のとおりです。
・相手に考えさせないくらいやさしく書く。
・意味の取り方が複数あるような書き方はしない。
・言葉をできるだけ省略しない。
・漢字を少なめに、難しい言い回しや熟語は使わない
・「お客様は時間がないから斜め読みする」ということ前提で書く
・読む順番がわかるように書く。
・読み手の目線が一定方向へ動くように書く。
・余計なことは書かない。必要なことはすべて書く。
・５行をマックスに、３行ずつくらいで改行する。
・最初に結論を簡潔に書く。
・相手にお願いしたいことがあったら、行動レベルで明確に書く。
×　所得証明が必要ですのでご準備ください。
○　身分証明書を持って、お近くの役場か支所で所得証明を取ってご準備ください。
（発行には、　２〜３００円程度かかります。本人以外が
申請する場合、委任状が必要です。）

最後に、もっとも大切なのは、相手の立場に立って
書き方を工夫することです。

「誤解が生じたら書き方が悪かったから」という心構えで行くといいでしょう。
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